Wenn du selbstständig bist, bist du selbst und ständig. Das wurde mir immer wieder gesagt. Aber ist das wirklich so? Oder besser: MUSS das wirklich so sein?

Endlose To-Dos

Den ganzen Tag hast du super viele Aufgaben zu erledigen, hier einen Termin dazwischen, da noch eine Erledigung. Du hetzt von A nach B und arbeitest, arbeitest und arbeitest. Dann fällt dir am Ende des Tages auf, dass du von deiner To-Do-Liste irgendwie gar nichts wegstreichen kannst. Dabei warst du doch so beschäftigt?!

Hektik & Panik

Deine Liste wird immer länger, die Aufgaben kreisen in deinem Kopf und du versuchst so schnell wie möglich so viel wie möglich wegzuarbeiten. Dabei bist du hektisch, vergisst die Hälfte und gerätst sogar in Panik. Dir fehlt die Zeit für deine Familie, deine Freunde und fürs eigene Pony. Und für dich selbst und etwas Ruhe sowieso.

Warum ich das so genau beschreiben kann? Hah. Mir ging es genauso. Hier bekommst du meine Tipps, um mit guter Planung aus dem Stresszirkel auszubrechen.

Gut geplant ist halb erledigt!

Vielleicht bist du der geborene Planer, vielleicht nervt dich sowas aber auch und du überlegst schon, ob du noch weiterliest? Bleib bei mir, ich bin sicher, dass dir die kommenden Ansätze helfen werden.

Was brauchst du?

Da alles mit der Planung beginnt, überleg dir zuerst, was du dafür brauchst. Ich persönlich liebe es einen richtigen Kalender in Buchform zu haben. Da kann ich nicht nur eintragen, was anliegt, sondern mir auch einen Überblick verschaffen. Mein physischer Planer nimmt mir wahnsinnig viel Stress. Dazu nutze ich Google-Kalender und einige andere Tools, die ich mit dem Handy immer dabei habe. Beginnen kannst du aber mit ganz wenig:

  • weißes Papier (1-3 Blätter A4)

  • ein Stift, mit dem du gern schreibst

  • Buchkalender oder Notizbuch (optional, aber sehr hilfreich)

  • Google-Kalender (sehr empfehlenswert!)

Der Start

Nimm dir einen Zettel und schreib alles auf, was in deinem Kopf ist. Klingt erstmal langweilig, du wirst aber sehen, dass das wahnsinnig hilft. Du sollst hier noch nicht kategorisieren oder bewerten, was wie wichtig ist. NUR AUFSCHREIBEN. Von großen Aufgaben, Terminen und Pflichten bis hin zu Kleinigkeiten und Pillepalle. Schreib alles runter.

Was ist wichtig?

Es gibt verschiedene Ansätze, wie du deine Aufgaben priorisieren kannst. Damit befassen wir uns noch einmal in einem gesonderten Artikel. Such dir erst einmal die deiner Meinung nach wichtigsten Aufgaben heraus und gucke, wie du Aufgaben gruppieren kannst.

Time Batching

Schon davon gehört? Wenn du Aufgaben gleicher Art zusammenfasst und in einen Stapel (=batch) packst, schaffst du dir eine Basis für effizienteres Arbeiten. Warum? Wenn du Stapel für Stapel abarbeitest, statt immer nur einzelne Aufgaben, schaffst du mehr. Denn den organisatorischen Aufwand für die Aufgabe hast du dann nur einmal.

Ein Beispiel: Du willst dein Sattelzeug pflegen.

Du holst einen Eimer, füllst ihn mit warmem Wasser, suchst deine Lederseife und dein Lederfett raus. Du stellst einen Sattelbock hin, packst deinen Sattel drauf setzt dich daneben. Ach ja, einen Lappen und einen Schwamm brauchst du ja auch. Dann wäschst du Sattel und fettest ihn. Danach hängst du ihn weg, räumst Seife und Fett weg, wäschst die Lappen aus, bringst den Eimer Wasser weg und räumst Stuhl und Sattelbock weg.

In der nächsten Woche machst du das gleiche noch einmal, um deine Trense zu pflegen. Und darauf die Woche putzt du in derselben Manier deine Stiefel. Du rümpfst schon die Nase? Das macht man ja so nicht? RICHTIG!

Wesentlich wahrscheinlicher und auch sinnvoller ist es, dass du einmal Wassereimer, Seife und Lederfett bereitstellst und dann gleich all dein Lederzeug pflegst, oder? Den Aufwand zur Vorbereitung hast du dann nämlich nur einmal und das Putzen selbst dauert gar nicht ewig.

Prinzip verstanden?

Genauso funktioniert das auch mit all deinen anderen Aufgaben. Wenn du also die Aufgaben in deiner Selbstständigkeit immer nur so erledigst, wie sie kommen, wirst du immer das Gefühl von Hektik und Zeitnot haben. Mache Aufgaben derselben Art zusammen und spare dir den „Drumherumaufwand“.

Wenn du beispielsweise Mails beantwortest, musst du vorher das E-Mail-Programm öffnen. Wenn du zwischendurch immer mal wieder eine beantwortest, musst du immer wieder das Programm oder die App öffnen. Beantwortest du alles auf einmal, musst du auch nur einmal das Programm öffnen.

Prinzip übertragen!

Überlege, welche deiner Aufgaben sich wie am besten ‚batchen‘ oder stapeln lassen. Schreibe nur einmal die Woche Rechnungen an Kunden, dafür aber gleich alle. Mache auf einen Schlag alle wichtigen Termine. Rufe nacheinander alle Kontakte an, mit denen du noch sprechen willst. Plane auf einen Schlag deine Facebookbeiträge. Um deine Aufgaben zusammenfassen zu können, musst du sie aber erst einmal aufgeschrieben haben. Deshalb haben wir damit begonnen.

Umsetzen, statt nur zu planen

Dir bringt aber auch die schönste Planung nichts, wenn du keine Taten folgen lässt. Dafür ist es hilfreich, wenn du dir einen Termin mit dir selbst bzw. für deine Aufgabenstapel einträgst.

Kalenderblockade?

Ich nutze seit einigen Monaten das sogenannte Calendar Blocking. In meinem Google Kalender trage ich alles ein, was anliegt. Dazu gehören nicht nur Termine, sondern auch alles andere, was definitiv zu meinem Tag gehört. In meinem Kalender sind meine Schlafzeiten blockiert, genauso wie meine Zeit im Büro (im Hauptjob), unsere Familien-Essenszeit, Termine wie Physiotherapie, Steuerberater, oder, oder, oder. Aber auch die Tage bzw. Zeitfenster, an denen ich zum Pferd fahren will, sind eingetragen. Dann sehe ich, wo noch Lücken sind und welche Aufgabenstapel ich dann REALISTISCHERWEISE in diese Lücken legen kann.

Entspannung.

Wenn du deine Aufgaben aufgeschrieben, gruppiert und die Umsetzung geplant hast, kann ich dir eins versprechen: Du kannst durchatmen. Dein Kopf kommt zur Ruhe, denn du hast ihn entlastet, indem du die kreisenden Gedanken aufgeschrieben hast. Du weißt, wann du was erledigen wirst. Dir hängen keine To-Dos im Nacken, die du immer wieder aufschiebst. Du findest Zeit, um dich zu entspannen.

Neuer Schwung!

Mit dieser Art der Planung verschaffe ich persönlich mir nicht nur Entspannung. Ich gewinne vor allem neue Motivation. Denn der Berg von Arbeit sieht gar nicht mehr so tragisch und überwältigend groß aus. Und ich kann mit mir selbst verhandeln, wann ich was am sinnvollsten mache. Das gibt mir auch die Möglichkeit, an neuen Ideen zu arbeiten, weil ich dafür bewusst Zeitfenster einplane und auch nutze.

Bei dir geht das nicht?

Für dich kann das gar nicht funktionieren, weil… deine Arbeit so unvorhersehbar ist? …immer Dinge dazwischenkommen? …du ein Kind hast? …dir die Aufgaben immer erst spontan einfallen?

Glaub mir, in jedem Business – egal ob mit Pferden oder ohne – hast du verschiedene Aufgaben, die immer wiederkehren. Sei offen und überleg nicht, was nicht geht. Finde vielmehr heraus, was davon du auf dich und dein Business übertragen kannst.